Секретарь в приемную

Описание

Команда ВК "Экспо-Волга" приглашает Секретаря в приемную

Требования и условия:

• Высшее образование;
• Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером, секретарем руководителя, специалистом по кадрам (желательно);
• Коммуникативная компетентность, грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета;
• Окончательная зарплата по результатам собеседования.

Обязанности: Функционал секретаря

Координация информационного потока в организации

• прием распределение телефонных звонков;
• обеспечение регистрации входящей и исходящей документации;
• обеспечение сохранности проходящей служебной документации, осуществление контроля ее исполнением согласно резолюции руководителя;
• поддержание в актуальном состоянии справочников внутренних, городских и мобильных телефонов сотрудников компании;
• соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации;
• Взаимодействие с руководителем.
• планирование, координация рабочего графика руководителя: ведение и корректирование рабочего календаря;
• организация внешних встреч по заданию руководителя;
• организация внутренних встреч: получение информации от/для работников, вызов их по поручению руководителя; организация приема у руководителя сотрудников по рабочим / личным вопросам;
• организация командировок и поездок руководителя (оформление документов, трансфер, бронирование гостиниц);
• выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Общие организационные обязанности

• прием посетителей, сопровождение посетителей, сервис посетителей (чай кофе), прием визитных карточек, их хранение; отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность);
• бронирование гостиниц, организация трансфера для партнеров и клиентов, согласно заявке руководителя проекта (в том числе, бронирование гостиниц для VIP клиентов);
• осуществление работы по подготовке заседаний или совещаний КОМПАНИИ (сбор необходимых материалов по заданию руководителя, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведение и оформление протоколов.

Условия:

• Работа в теплом и уютном офисе, транспортная развязка, близость к метро
• График работы: с 9.00-18.00
• Оформление по ТК РФ
• Карьерный рост, есть возможность остаться в команде
• Хороший коллектив, поддержка