Специалист отдела документационного обеспечения/Помощник (референт) руководителя

Описание

Обязанности:

• соединяет руководителя с конкретными абонентами, перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя и сотрудникам;
• организует прием посетителей руководителем, устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;
• содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
• организует обслуживание руководителя и его деловых партнеров в офисе;
• осуществляет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;
• осуществляет закупку канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз, организует сервисное обслуживание во время кофе-пауз;
• проверяет исполнение поручений руководителя в установленный срок;
• предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
• обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, осуществляет заказ канцелярских товаров, продуктов питания.
• составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
• печатает и тиражирует служебные документы и материалы;
• контролирует прохождение документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
• осуществляет предварительное рассмотрение документов, сортирует, проверяет комплектность поступающих в приемную руководителя документов, подготавливает документы для рассмотрения руководителем.

Требования:

• Специалист должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет

  Специалист должен иметь:

• опыт работы в программах Microsoft Word (форматирование документов, в т.ч. таблиц), Microsoft Excel (создание и оформление таблиц с сортировкой данных, установкой фильтров и простых формул (сложение, вычитание, умножение, деление, расчет НДС); Microsoft Outlook;
• опыт работы в программах, предназначенных для ведения корпоративного электронного документооборота (не менее 1 года).

• Необходимые знания:

• правила взаимодействия с партнерами, клиентами;
• этику делового общения, правила организации приема посетителей, правила речевого этикета;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола, правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• правила делового общения, делового этикета;
• правила составления писем и приказов, правила русского языка;
• современные информационные технологии работы с документами;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами в т.ч. в

• системе электронного документооборота;

  Необходимые умения:

• соблюдать служебный этикет; применять способы делового общения;
• оформлять командировочные документы;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;
• сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
• контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, продуктов питания;
• составлять, оформлять, печатать служебные документы (приказы, письма, служебные записки);
• работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
• пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;
• применять правила русского языка;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;

• оформление в соответствии с ТК РФ
• на период отпуска по уходу за ребенком основного работника