Секретарь / Помощник руководителя

Описание

• Что предстоит делать:

• Ведение и организация рабочего календаря руководителя (встречи, совещания у Заказчика, напоминания, личные мероприятия), сбор и анализ информации по поручению руководителя
• Ведение деловой переписки.
• Организация встреч с партнерами и клиентами.
• Выполнение личных поручений руководителя (заказ билетов, покупка подарков и т.д.).
• Готовить и оформлять всю необходимую документацию своевременно и без задержек: договоры, доверенности, отчеты, закрывающие документы, архив документов по сотрудникам и проектам.
• Принимать и входящие заявки и корреспонденцию, ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции (почтовая, электронная, курьерская),
• Вести календарь дней рождений клиентов, сотрудников компании, организовывать поздравления и закупку подарков.
• Обустраивать рабочие места для сотрудников.
• Контролировать работоспособность оргтехники и IT-обслуживание.
• Прием входящих звонков
• Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;
• Хозяйственное обеспечение офиса, в том числе заказ канцелярских и хозяйственных товаров для офиса, поддержание порядка и уюта в офисе
• Работа с посетителями (встреча, сопровождение);
• Требования:
• Опыт работы личным помощником руководителя или секретарем не менее 1 года очень желателен
• Отличное знание русского языка (письменного и устного), грамотная речь и навыки деловой переписки.
• Уверенное владение ПК и офисными программами (Word, Excel, PowerPoint и Google Workspace), желательно владение таск-менеджерами, знание табличных программ будут плюсом. Умение работать с оргтехникой (принтер, сканер, факс).
• Высокая организованность, навыки планирования, коммуникабельность, внимательность к деталям, ответственность, активность, умение работать в режиме многозадачности
• Умение работать с большим объёмом информации, расставлять приоритеты

• Доброжелательность, энергичность, позитивность, умение находить общий язык с разными людьми и доводить задачи до конца, способность самостоятельно решать поставленные задачи.

• Возможность развиваться, обучаться и вносить свой вклад в работу компании.