Помощник/ассистент руководителя

Описание

Миссия роли: освободить руководителя от операционных и организационных задач, обеспечить бесперебойное и структурированное информационное поле, стать центральным коммуникационным хабом дирекции и, как результат, повысить управляемость, эффективность и авторитет технического блока в компании

Чем нужно будет заниматься:

• Планирование дня/недели: Формирование и оптимизация графика встреч руководителя, с учетом приоритетов и необходимости подготовки.
• Организация встреч: Подготовка повестки дня, сбор необходимых материалов от инженеров, рассылка приглашений, бронирование переговорных.
• Документооборот: Организация обработки входящих/исходящих документов (приказы, служебные записки, отчеты), доведение до сведения руководителей отделов.
• Командировки: Полное организационное сопровождение (билеты, отели, визы, суточные).
• Ведение реестра задач: Фиксация и систематизация всех поручений руководителя
• Мониторинг исполнения: Регулярный (но не навязчивый) сбор статусов по задачам с руководителей инженерных групп/отделов.
• Эскалация проблем: Своевременное информирование руководителя о рисках срыва сроков или возникающих проблемах, с уже собранной краткой справкой по ситуации.
• Подготовка отчетов: Сбор и сводка данных для подготовки регулярных отчетов руководителя перед генеральным директором или другими топ-менеджерами.
• Ненавязчивое, тактичное, но формирование бизнес -облика сотрудников дирекции (замечания по внешнему виду, окружению итп)

Что мы ждем от успешного кандидата:

• Опыт от 3-х лет работы в ассистенции руководителя топ-уровня (директор, вице-президент), предпочтительная отрасль: опыт работы в технической, производственной или инжиниринговой компании будет Вашим огромным плюсом.
• Грамотность: Безупречная письменная и устная русская речь.
• Понимание технической документации: Способность читать и понимать смысл основных видов конструкторской документации (чертежи, спецификации, технические условия). Не нужно уметь чертить, но нужно понимать, что такое КД, ТЗ, этапы разработки.
• Проактивность и инициативность: Не ждать, пока руководитель попросит, а предвидеть потребности.
• Высокие коммуникативные навыки: Умение находить общий язык с инженерами (часто аналитиками, интровертами) и топ-менеджерами (стратегами, экстравертами). Быть "переводчиком" с языка инженерии на язык бизнеса.
• Стрессоустойчивость и многозадачность: Спокойно реагировать на срочные задачи, меняющиеся приоритеты и высокий уровень ответственности.
• Дипломатичность и такт: Умение напомнить о сроках начальнику отдела, не обидев его. Сделать замечание сотруднику по внешнему виду. Умение отказать в просьбе, сохранив хорошие отношения.
• Аналитический склад ума: Способность быстро вникать в суть задачи, отделять главное от второстепенного, структурировать информацию.
• Конфиденциальность: Полное неразглашение любой информации, касающейся работы дирекции.
• Энергичность и позитивный настрой: Быть "энергетическим центром" отдела, а не пассивным исполнителем.

• Конкурентный уровень заработной платы;
• Расширенный социальный пакет;
• Расширенная программа ДМС, страхование жизни и здоровья;
• Награды и подарки к профессиональным праздникам;
• Спортивные и развлекательные мероприятия;
• Детские подарки к Новому году, 1 сентября, путевки в детские лагеря.